Kastes dokumentu un papīru glabāšanai

2024 Autors: Sierra Becker | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2024-02-26 05:58

Kārtība dokumentos ir svarīga optimālam un ātram darba rezultātam. Tas ļauj ātri atrast nepieciešamos papīrus, kā arī pasargāt tos no ārējo faktoru ietekmes. Lai nodrošinātu dokumentu sistematizāciju un drošību, ir jāzina, kā tos pareizi arhivēt un kādi līdzekļi tam nepieciešami.

Dokumentu arhivēšana

Jebkuru cilvēka dzīves sfēru no dzimšanas līdz pēdējai dienai pavada dokumentu kārtošana. Tiem var būt dažāda nozīme, vērtība, uzglabāšanas ilgums. Bet tas, ka lielākā daļa no tiem noteiktu laiku ir jāuztur atbilstošā stāvoklī, ir fakts. Lai nodrošinātu papīra saglabāšanu uz ilgu laiku, izmantojiet kastes dokumentu glabāšanai. Mūsdienās tos var brīvi iegādāties vai izgatavot ar rokām.

Papīra uzglabāšanas atbilstība

Vienmēr ir jāsaglabā oriģināli un kopijas.

• Maza, vidēja unlielos uzņēmumos valsts aģentūrās arhivēšana ir juridiska prasība.
• Birojā, īpaši HR, grāmatvedības, tirdzniecības uzņēmumos, tas ļauj optimizēt darba procesu, atslogot darba zonu un nodrošināt funkciju nepārtrauktību gan jaunajiem, gan esošajiem darbiniekiem.
• Mājās tas nodrošina kārtību un spēju atrast vajadzīgos papīrus īstajā laikā, arī ārkārtas apstākļos.

Arhivēšanas piederumi

Dokumentu uzglabāšanas kastes visbiežāk izmanto papīra taupīšanai. Šodien tiem paredzētās sagataves ir pieejamas brīvā pārdošanā. Parasti tie ir paredzēti A4 formāta dokumentiem. Bet ir arī citi izmēri. Daži ražotāji piedāvā patērētājiem īpašas papīra kastes, kurās var uzglabāt vairākas kastes ar papīriem. Tie tiek pārdoti nesamontēti, un vienkārša instrukcija ļauj ikvienam pircējam tos viegli salikt. Šādu kastīšu izmantošana ļauj atbrīvoties no nevajadzīgiem biznesa papīriem un nepieciešamības gadījumā ātri atrast īsto dokumentu. Pareizi izvēlēts kastes formāts ļauj optimāli atrisināt telpas jautājumu un saglabāt vērtīgus materiālus uz ilgu laiku. Un skaidra oriģinālu un kopiju strukturēšana dažkārt palielina darbinieku uzdevumu izpildes ātrumu.

Papīru taupīšana birojā

Kartona kastes ir labākā izvēle, lai aizsargātu papīru no darba vietas nelabvēlīgiem apstākļiem.dokumentu glabāšana. Lai tos izmantotu, ir nepieciešams materiālus sadalīt grupās pēc tēmas un apkopot vai nu masveidā, vai atsevišķos failos, vai mapēs, mapēs vai cita veida tos. Un pēc tam paņemiet kastes atbilstoši nepieciešamajiem izmēriem. Tie ir lēti, tāpēc jūs varat iegādāties nepieciešamo daudzumu. Kastes raksturo plašums, izturība un videi draudzīgums. Rokas sloti atvieglo to paņemšanu un pārnēsāšanu, savukārt vāks (ar eņģēm vai noņemams) pasargā no putekļiem. Ārpus kartona var parakstīt dokumentu veidus. Parasti biroja uzglabāšanas kastes tiek pārdotas nesaliktas ar drukātām grafiskām instrukcijām, tāpēc tās var viegli salikt un izjaukt un, ja nepieciešams, paslēpt nomaļā vietā.

Dokumentu piegāde ilgtermiņa uzkrājumiem

Neviena valsts iestāde vai privāts uzņēmums, kas nodarbojas ar nopietnu uzņēmējdarbību, nevar iztikt bez dokumentu arhivēšanas. Administratīvajai, nodokļu, personāla, grāmatvedības un citai dokumentācijai ir atšķirīgs glabāšanas termiņš, ko regulē saraksts Nr.578. Tā ir obligāta procedūra, kas nereti paredz diezgan ilgu uzkrājumu periodu (līdz 75 gadiem). Šajā gadījumā visus papīrus sašķiro, saliek kastēs un nodod šiem nolūkiem paredzētajās telpās. Kastēm šajā gadījumā ir īpašas prasības: tām jābūt izgatavotām no izturīga kartona (ideālā gadījumā, ja atbilst GOST prasībai, tad tām ir arīlīdzīgs norādītajam garantijas periodam). Šajā gadījumā labāk ir izmantot arhīvu kastes dokumentu un kartona kastes glabāšanai. Pēdējās ir tvertnes vairākiem papīra konteineriem. Tiem ir virknes, jo tās ir paredzētas ilgstošai uzglabāšanai.

Ērtības labad varat paņemt arī kastes gan vertikālai, gan horizontālai materiālu uzglabāšanai. Jāņem vērā arī tas, ka ir privātie uzņēmumi, kas ir gatavi izgatavot konteinerus papīriem pēc pasūtītāja norādītajiem izmēriem.

Mājas arhīvs

Katram pieaugušajam ir jāuztraucas par svarīgu dokumentu glabāšanu pie savas mājas sienām. Galu galā ļoti bieži ir jāuzrāda dokumenti, kas apliecina jūsu identitāti, izglītību, īpašumtiesības uz īpašumu utt. Lai izvairītos no liekiem finansiāliem izdevumiem un varētu izmantot savas tiesības, jums ir jāsaglabā sadzīves tehnikas garantijas taloni, tās rokasgrāmatas. darbība, pirkuma čeki. Dokumenti var būt steidzami nepieciešami ārkārtas gadījumos: pēkšņas izbraukšanas, ugunsgrēka, dabas katastrofas, iedzīvotāju evakuācijas gadījumā…

Vērtspapīru oriģināliem un kopijām jāatrodas vienuviet, paslēptiem no ziņkārīgo skatieniem, sakārtotiem un aizsargātiem no ārējiem faktoriem. Ir labi, ja šim nolūkam ir sagatavota kaste dokumentu glabāšanai mājās. To var iegādāties, izgatavot, pērkot veikalā kartona sagatavi par nelielu cenu, vai arī varat pielāgot jebkuru nevajadzīgu kastīti. Ja nav arhivētsoriģinālus, to sāpīga meklēšana tiks nodrošināta, un restaurācija zaudējuma gadījumā prasīs daudz laika, finanšu un galvenais nervu.

Mājas vērtību kārtošana

Lai iegādātos kastes papīru un dokumentu glabāšanai vai izgatavotu tās pašam, ir jāizjauc visi materiāli un jāsašķiro grupās, piemēram:

• personas dokumenti;
• papīri, kuros norādītas īpašumtiesības;
• aizdevuma līgumi, maksājumi par darījumiem;
• papīri par ģimenes locekļu veselības stāvokli, izietajiem izmeklējumiem, ārstu atzinumiem;
• materiāli, kas apliecina preču apmaksu, garantijas kartes utt.

Jāņem vērā vērtspapīru derīguma termiņš, jo daži no tiem analīzes brīdī var nebūt aktuāli.

Padomi materiālu izplatīšanai

Oriģināliem un kopijām var būt atšķirīgs izmērs, tāpēc var pielāgot arī kartotēkas. Šādā gadījumā oriģinālus var kārtot:

• svarīguma secībā;
• pēc izmēra;
• atbilstoši atbilstības periodam;
• pēc veida (darbs, mājas…);
• pasākumos.

Šāda sistematizācija ietaupīs laiku īsto papīru meklēšanai un pasargās tos no bērniem, svešiniekiem un ārējiem faktoriem.

DiY uzglabāšanas kastes

Galvenā atšķirība starp ģimenes un biroja materiāliem ir to izmērs: darbātas parasti ir A4, savukārt mājās papīrs ir ļoti atšķirīgs. Tāpēc ar savām rokām varat izgatavot kastes dokumentu glabāšanai. Ir vairākas iespējas:

1. Sagatavi varat iegādāties jebkurā lielveikala mājsaimniecības nodaļā un, ievērojot norādījumus, to salikt.
2. Ja nepieciešama maza izmēra kastīte, tad jāņem zīmējumi, jālejupielādē, jāpārvieto uz kartona un jāpielīmē. Ja norādītie izmēri lietotājam nav piemēroti, varat pārsūtīt zīmējumu uz papīra, vienlaikus vairākas reizes samazinot sagataves izmērus.
3. Vienkāršākā iespēja ir paņemt jebkuru nevajadzīgu kastīti un ievietot to oriģinālu noliktavā.
4. Izgatavojiet pēc sava zīmējuma. Tā, piemēram, lai izgatavotu kastīti personas dokumentiem (pasēm, dzimšanas apliecībām, tiesībām, izglītības diplomiem), jāņem 2 stingra papīra (kartona) loksnes, no katras jāizgriež vajadzīgā izmēra kvadrāts, pievienojiet vēl 1,5 cm vienam (vākam). Pēc tam salokiet katru lapu uz pusēm un pa dažādām diagonālēm. Kopā jābūt 3 rindām. Tālāk stūriem jābūt saliektiem līdz centram un pēc tam katrai pusei jābūt salocītai tā, lai tās mala izietu cauri lapas vidum. Pēdējais solis ir papīra kastes salikšana pa esošajām līnijām un sānu līmēšana.

Tajā pašā laikā jebkuru šādu kastīti var dekorēt, lai tā atbilstu interjera krāsai, izmantojot krāsainu papīru, līmi, šķēres. Piepildītās "velves" jāsargā no tiešiem saules stariem, mitruma un bērniem.

Dokumenti ir cilvēka dzīves pavadoņi. To drošību varat nodrošināt ar kastēm dokumentu glabāšanai arhīvā, un, ja finansiālā situācija to neļauj, tad varat tās konstruēt pats, izmantojot improvizētus materiālus. Un tad tiek nodrošināta mierīga atmosfēra darbā un mājās.